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3.11 一个工作团队的优化——实例:外勤员工

如果你已在某个部门(例如会计部)中通过办公室Kaizen原则收到不错的效果,那么下一步你可以把这些基本理念运用到另一个职业团队的工作日常中。为了概述如何运用,这里我以外勤员工为例。

■建议1:使用通用制度

本书的意义在于,为办公区能长期维持秩序提供帮助。外勤工作人员特别需要挑战的是,他们有多个工作地点。目的在于,建立起从室内办公,到途中,再到上门服务都能通行的制度。

在很多客户的业务中,MAPPEI文件夹管理(www.mappei.de)起到了很好的作用。在你办公桌上的塑料箱中,你取出需要出门办理的业务。对于外勤的日程,你可以将相应的客户文件袋在出门前一天准备好(见2.6)。这样每天早晨你就能一把抓起所有要用的文件袋。途中你可以把文件袋放入公文包的内袋中。通常情况下带上50个甚至更多都没问题。而此时悬挂式文件袋由于钢条有厚度,所以不适合外带。

你可以好好整理资料,以便几秒钟之内找出要用的文件。这在和客户对话时尤为重要:如果你必须要转过身来在包里找文件,需要很快集中精力。不仅紧张感加剧,客户也会把心思转移到别的事情上。如果你整理得井井有条,不仅保证了说话的艺术,还展示了你的专业度。

■建议2:用录音笔工作

请用录音笔记录谈话内容。你可以直接在前去拜访客户的途中将谈话内容听写下来,例如,在去见下一位客户的途中听写上一位的。如果你为保险起见不想在途中听写——你要知道听写无论如何总比自己写快得多。听写下来的笔记你可以输入电脑或晚上再整理。重要的是,你白天能够消化尽可能多的日程并能将每个日程的后续工作时间降到最少。另外,你甚至可以将笔记作为谈话的准备内容录入录音笔,之后在去见客户的路上放出来听。

■建议3:秩序准则用于车内

所有东西都有一个去处,所有东西都有它的去处。这条准则也适用于车内。在车中给录音笔、数码相机、公文包和其他东西指定一个固定地点。这样可以缩短找东西和整理的时间。

在车中给物品指定固定地点

■建议4:使用时间规划本

请用时间规划本工作,除了日程,你还应记下项目。你的规划本中还能放入加油卡、名片和信用卡。一张可以抽出方便随身携带的万年历。日程规划本能使项目一目了然,且便于规划一周行程。作为外勤员工,你最好能使用周历,因为你有可能按周规划行程。除此之外,日程规划表中还应有大量的检查清单以及一张写了问题的单子,这张清单在你见客户前就应准备好。该问题清单包括竞争、竞争价格、进行中的其他项目、参照标准等问题。这些原本都是理应要问的问题,却往往会在匆忙的日常工作中忘记。www.tempus.de.为你提供了多种标明国际价格的时间规划本。

■建议5:提前准备好硬币

在车内你要一直带着几个一元和五角的硬币,以便进停车场和超市时使用。如果你带着行李出差,应在外套口袋塞-几个硬币,以便在机场使用行李车。不吸烟的人可以直接用车上的烟灰缸放置硬币。

■建议6:将U盘挂在钥匙圈上

你应将U盘放在车中或干脆挂在钥匙圈上。当你的合作伙伴做了一份有意思的报告时,你可以直接将其拷走。如果你要做报告,也建议你把文件拷在U盘中。见客户时,这样可比先拿出你的笔记本电脑再启动要快得多。另外,客户也可以轻松地将你的报告拷入他的电脑(如果你愿意的话)。

■建议7:给合作伙伴拍照

如果你经常要认识新的合作伙伴,请用数码相机或手机给他拍照。当你解释这是为了将合作伙伴留在记忆中时,便不会有人反对了。有时你也会有机会在对方不注意的时候拍照,比如当对方站在柜台边的时候。如果你在离开时拍下合作伙伴的工作大楼,之后也可以把这些照片整理到一起。另一种方法是,回到车上后紧接着拍下合作方的名片。

■建议8:在车内放入正能量的图片或标语

外勤员工通常得一个人出行,因此需要自我鼓励。在车内放入家人的照片或鼓励性的标语可以让人在失败的谈话后振作起来。

■建议9:在工作中设立指标

坚持在工作中设立指标,以便时常将工作目标看在眼里。最简单的指标是监测已达到的年度总营业额。当你把整年的指标分解成工作日指标,你就能知道平均每天需要创造多少业绩才能达标。请注意,虽然一年大约有250个工作日,但你还有休假、会议和进修。

将工作目标看在眼里

■建议10:持续追踪和测算成功率

请在业务完成后持续追踪并测算你的成功率(业务总量中成功结束的比率)。作为“自动”追踪的一种形式,你可以在业务结束一周后给客户发邮件,询问客户对你的工作是否满意,是否需要其他信息等等,这里可以使用标准模板。这些任务也可以由负责内勤的同事承担。

■建议11:携带地址贴纸

在你的时间规划本中应时刻随附一些地址小贴纸。这在登记入住酒店和其他需要填地址的时候用得上。