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3.5 一分钟速成教学让办公室仪器操作变简单

一些机器设备上有大量的操作按钮。如果这些机器不常用的话,员工很难记住应以什么顺序按这些按键。每次查阅使用手册都要浪费时间。

查阅使用手册

■操作方法

针对一般的操作流程做一个简短的按键组合说明。

实例:简短的说明

虽然打印机和复印机通常会标明,待打印(或复印)的纸面应朝上还是朝下。然而当人们用信纸打印时,却往往不清楚应该将信头的部分往前放还是信尾的部分往前放。

放入纸张

■操作方法

在机器上贴一张缩印的信纸,以免放纸的时候出现错误。

贴上缩印版信纸

办公室仪器需要时不时地清洁和保养,此时操作指南往往起不了什么作用。

■操作方法

给仪器拍照,并借助这些数码相片自行制作操作指南。适当的分步指南能让保养工作简单许多。

HP DeskJet 694C 保养指南

清洁用具:玻璃清洁剂,镊子,干净的抹布。

清洁步骤:

□打开复印机的盖子(①)(直到打印头移到中间位置)

□拔下电源插头(②)

□取下墨盒(③+④)

□用玻璃清洁剂、镊子和抹布清理墨盒支架(⑤)

□清理墨盒(底部)(⑥)

□把墨盒装回打印机内

□合上打印机盖子

□插上电源插头

□等待打印机启动完毕

□打印测试页

□如果不能打印测试页,请重复以上十步清洁步骤

至少每四周或在需要时清洁一次打印机