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2.13 如何使用公用橱柜和公用房间

除了给员工个人独自使用的办公室和工作区外,大部分办公室中还有公用橱柜和公用房间。这些地方很快就会凌乱不堪。

一眼望去,办公用品橱柜往往都是这样:没有设计摆放格局,签字笔、马克笔、空文件夹和其他用品散落在不同的格层里。办公用品虽然便宜,但因为摆放混乱难以寻找而浪费的时间,将会带来巨大损失。

凌乱不堪的办公用品橱柜

■操作方法

请你将办公用品放到相应的盒子中,整理后再贴上标签。

装入盒子,贴上标签

■附加建议

下次你去建材市场或超市时留心观察一下,它们的商品是如何摆放和展示的。你能从中得到一些灵感。

存放书籍(左下图)和货单(右下图)时往往缺乏系统性。有时存放的资料已过期,有时同样的资料存放两份甚至三份,有时需要的资料却找不到。

书籍和货单不能一目了然

■操作方法

设立一个公用橱柜,将专业书籍或货单摆放在内,可以按照字母排序。到柜子前取用资料的员工越多,节省的时间就越多。

书籍或货单按字母排序的公用橱柜

■附加建议

给每一层架子做上标记。

在橱门内部贴一张目录。

许多办公室会用到设计图、挂图或不同的货样。这些材料往往没有固定的存放地点,因此它们经常被搁在角落或门背后,不仅看起来乱七八糟,拿取时也不方便。

计划书、挂图和货样

■操作方法

将设计图和挂图放在长纸箱内。有些箱子可以在盖子上做标记(左下图)。这样拿取的时候可以节约时间。货样可以存放在专门的样品柜中,这样每件样品都便于取出,也给橱柜、地面和桌子留下了空间。

装入纸箱和橱柜并做标记

很多办公区都配有一个厨房,却鲜有厨房使用规则。这往往会造成一定程度的纠纷,因为总是由一位同事承担打扫任务或干脆没人打扫。

乱七八糟的厨房

■操作方法

和同事一起订立一个厨房使用规则,写下来并挂起来,所有人都必须遵守。

有关饮料及厨房使用的规则

为了不把我们的实习生和学徒打造成“厨娘”,请你了解并遵守以下规则:

1. 咖啡

□所有员工请自带咖啡杯。

□杯子使用后请放入洗碗机。

2. 宾客

□如果来宾在办公室,请将咖啡倒入瓷杯接待。

□如果来宾在工厂或培训部,请用保温壶和一次性纸杯准备咖啡或直接在饮料自动贩卖机上购买。

……

接待来宾时通常会有如下问题:准备饮料要注意什么?准备几种?哪一间会议室合适?有多少人参加?如果这些问题不能解决,很快就会出现严重的纰漏。

如何接待来宾

■操作方法

请在清单上列出所有你觉得重要的问题,如果有的话,再写下已解决的问题。

■附加建议

将清单保存在你的通用可视文件夹内并放在你的办公桌上。

如果你的公司规模很小,没有零食自动贩卖机,可以在厨房准备几种甜食,并用看板(见3.1)进行库存管理。

许多公用房间如会议室或复印室没有明确的负责人。如果有东西丢失或损坏,会造成麻烦。

在厨房中放几种甜食

会议室的问题

■操作方法

请将公用房间的管理职责分摊给员工并制定准则。例如规定会议室或复印室必须放置哪些基础设备。负责人应确保遵守规定。

确定负责人并公示