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2.8 应对日复一日的“电邮轰炸”

电邮数量在急速增长。处理邮件需要花费越来越多的时间。

■操作方法

不要频繁地处理邮件,每天一到两次就可以了。给自己规定一个固定的时间(例如午休期间或下班回家前)。

如果你的电脑在收到新邮件时会发出提醒,无论是提示音还是提示图标,都请关掉它,以免注意力被分散。

如果你在查看邮件时发现某封邮件必须在五分钟之内处理,请立刻回复。否则的话请计划一下处理的时间并将其写在你的日程表中。

不要只把自动填充运用于联系人信息如姓名、部门、地址和电话号码,在发送新产品简明扼要的说明时,也可以利用这个功能。

写短邮件时,注意每封邮件只写一个主题。这样便于收件人迅速回复。如果你在一封邮件中总结了五点,那将会等这五点都解决了之后才会收到回复。

不在房间时,请打开离开提醒,以及时告知发件人。

请像对待自己的信箱一样对待自己的电子邮箱:晚上应将所有收到的邮件处理完毕,或将邮件移至相应的文件夹中并规定处理时间。

如果要写的信息非常短,那么直接在标题中写明信息就可以了。为了表明邮件无须打开,你可以在标题末尾用///或EOM(end of mail)注明。

■针对所有人的准则

本章的开头摘录了爱因斯坦的名言“天才控制混沌”,这没错。不过我认为更精确的表达应该是:“天才控制他的混沌。”因此如何整顿好你的办公区,是你首先要面对的个人要事。

然而在日常工作中,只有你一个人能快速准确地应付你的办公桌是不够的。你的代班同事在你的办公区内也应当如鱼得水。这一点非常重要,因为当今社会中,如果员工因生病、休假或其他原因不在办公室的话,没有一个单位能够承担业务停滞造成的后果。

因此,请共同制定适用于你的部门或整个公司的守则。

本办公室守则

1. 地面上可以放置的东西

以下物品可以放在地面上:电脑、废纸箱、垃圾桶、一个包、一双鞋。

2. 收纳盘

我们致力于在一个办公区只放置一个收纳盘。收纳盘是工作流程中的一部分,用于接收内部和外部的邮件,而并非真正用于收纳。收纳盘在晚上下班前须清空。

3. 桌面规定

下班前不要将纸张堆积在桌面上,免得装笔记纸的盒子遭殃。

4. 可视文件夹

常用信息不要写在便利贴或办公桌垫板上,而应该保留在可视文件夹内。

5. 资料的内部分配

业务运行时,所有纸张上都要写下姓名和日期。

6. 说明电脑中文件的存储地址

打印每份文件时应加上路径和姓名。

7. 关于手机的规定

外出时应随身携带手机并接通邮箱。

如果你已经制定好了个人办公区守则,就可以进行下一步了。本书前面提到了夫琅和费学院的精益办公室研究报告,其中写道,一半的浪费是由事务运作不当造成的。因此这里我们加入了跨办公区守则。为运作流程制定行之有效的规定,是可行且必要的。

如果不局限于用个人的视角看待事物,而是考虑到供货商与客户的关系,将会大有益处。这一点同样适用于公司内部。因为你做的所有事都以(内部或外部的)供货商完成的工作为基础,之后你再把你工作的成果转交给(内部或外部的)客户。你与运作流程协调得越好,换句话说,你越按照标准进行工作,合作就越能无摩擦进行。

在你了解了上文提及的个人办公区规定之后,下面将介绍利于多员工合作的规定。请你阅读这些建议后与同事共同决定哪些规定适用于所有人。

■注意

规定不是由上司提前制定好的,而应与同事协商。另外,如果能有否决权会好一些。这样员工够遵守规定的可能性更大。

将你们共同制定的准则挂在显眼的位置,例如复印机上,以便时刻提醒大家。

让新员工熟悉这些规定。