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2.1 文字标记让人一目了然

找东西所耗的时间往往是由存储工具如塑料薄膜、文件夹、卷宗夹等没有做好文字标记所造成的。在你开始整理之前请先立下所有东西都须即时标记的规定,并且标记须尽可能明确易懂。

你可能会把相关的材料收集在透明塑料夹中,但却不能一眼看出这些到底是什么文件。

塑料夹造成的查询时间

■操作方法

请在塑料夹内部的顶层放入便笺,写上内容提要,这可以缩短查询时间。如果你能用粗记号笔书写,看起来会更省力。

重要的信息如过往活动的地址和日程一般都得在带铁夹或钢圈的文件夹中寻找。

给塑料夹做标记

带铁夹或钢圈的文件夹造成的查询时间

■操作方法

在文件夹的正面内侧往往可以粘上或订上名片。此处也可以放入目录。

写上实用信息的文件夹

■附加建议

在文件夹上做记录。例如,你可以记下迄今为止开展过的活动日程。这样无论是第十次战略会议、第二十五次员工大会还是周年庆都能一目了然。

除了日程之外,你还可以记下其他重要信息如合作伙伴、电话号码等。如果你的电脑里没有专门的地址管理系统,或者你经常出差的话,找地址会方便很多。

文件夹侧面的标注往往不够系统,字体过小或不易理解。另外这些文件夹总是杂乱无章地堆放在架子上。

文件夹侧面的标注

文件夹杂乱无章地堆放在架子上

■操作方法

请你统一用字母(字不要太小)来给文件夹做标记,并给相应的文件夹额外配上客户或供货商的商标。这样明显方便查找。

加上商标的文件夹

■附加建议

为使文件夹更具系统性,你可以使用彩色标记。选定颜色时尽量让所有同事都能适应。例如:

红色:账务

黄色:个人

绿色:计划,战略

白色:与客户的信件往来

或者,你也可以根据年份加入新的颜色——账务2007年:红色;2008年:黄色,等等。

有些公司把所有文件夹集中在一个架子上。每次找到需要的文件夹总要花费一段时间。如果再把文件夹放回原来的位置,同样也要花费一段时间。

■操作方法

非系统性放置的文件夹

在按字母或时间顺序摆放时需注意,文件夹应固定放在架子的同一位置上。为使检索方便,可将架子上同一排的文件夹斜着贴上一段长胶条。

斜贴胶布

■这样做的好处

你一眼就能找准取出的文件夹应归还到哪个位置上。

这样的秩序能够长期维持,因为一旦文件夹放错位置,便会十分醒目。

■附加建议

不仅是对文件夹,对橱柜、书架隔断和照明开关也可以进行文字标注。所有你找东西时不能一目了然的地方,都可以做标记——这是万能法则。