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1. 本书宗旨:助你取得持续进步

“没人有时间整理东西,但人人都有时间找东西。”这句话在办公室中得以验证。在生产制造时,思想的持续优化已经成为常态,然而众多企业在优化过程中却忽略了办公室优化。那些最容易犯的,最难发现的,产生最大影响的和最不容易改正的错误,其实往往并非出现在生产制造的过程中。

尽管如此,绝大部分优化的对象依然是制造,而非管理。因此,当车间已经取得长足进步时,办公室优化的巨大潜能却没有被开发。也正因为如此,尽管许多企业有好的产品,却因办公室的浪费和低效而影响发展。员工必须克服持续增加的工作压力,这往往会带来不满、劳累和过重的负担。

如今,全球化毫无疑问地影响着各行各业。因此,为了确保公司能够幸存,避免浪费已经不是一种选择,而是不容商榷的前提。

那么工作日常究竟是什么样的呢?很多企业都会有以下场景:

办公室工作没有标准,每个人按照自己认为对的方式完成任务。

运行时间过长。

存在弯路和阻碍。工作运行并非通畅顺利,而是曲折迂回。

致力于生产技术和自动化研究的夫琅和费学院用数据对这些情况加以说明。由该学院发表的一份研究报告表明:办公室工作人员平均浪费了他们32%的工作时间(Lean Office 2006, S. 5f.)。细分这些浪费的时间,约三分之一是浪费在自己的办公区,只为找一份需要的文件;一半是由于办事过程协调不周造成的,这可能会引发过长的等待时间和办公运行的停滞;剩下的则归咎于办公室其他低效的工作。

细究这份报告的数据一定让人瞠目结舌:居然浪费了32%的工作时间!把这些浪费的时间加起来,相当于一年中有70天,员工只是来到公司,一整天无所事事,接着下班回家,什么正事儿都没做。

20年前恐怕这并不是个问题。以前流行“以大欺小”,现在却变成“以快欺慢”。你现在的速度只能在下一个比你更快更廉价的竞争者出现之前被接受。扪心自问,如果你的竞争对手完成同样的工作比你好20%,快20%,还便宜20%,会怎么样呢?你认为顾客还会继续选择你,只因为他们去年与你作过吗?

如果你觉得这个例子太不现实了,那就问问在汽车工业这一行工作的人。那儿的供应商在数年前就被要求降价30%,如果他们还想继续接到订单的话。

关于本书主题的重要性,如果你还想更近一步证明的话,就想想知识爆炸吧:知识每四年翻一倍。四年后30封邮件变成60封,再过四年后再翻一番,即120封,总共翻了两番。然而八年过后,要等再次翻倍可要不了四年了,因为翻倍的速度越来越快。

如果你袖手旁观的话,你办公桌上的2个文件夹虽不会变成16个,但很可能会变成至少8~10个。自然,未完成的项目资料也会随之增加。

无论你是干哪行的,很明显,你必须得做点儿什么,否则将会遭受身心疾病的困扰。近年来,这种情况越来越严重并逐渐发展成一种现象:职工因工作压力而崩溃、患病(心身耗竭综合征)。

解决的方法是:即使在办公室中也要重视并充分调动生产力。谁能成功提高自己的办公效率,谁就能胜任更高要求的工作。

当你只是听到或看到“整理”这个词的时候,再联想到你之前的种种经历,恐怕要翻白眼。当你把你的地下室、存储器或车库整理干净后,这种整洁清爽的状态并不能保持很久。这种情况我隔一段时间就能从我研讨会和报告的听众中听到。只有极少部分人能够长时间保持井井有条。

整理出效率

因此,本书的目标是:手把手地教你方法,给你建议,帮助你长期维持办公桌和办公室的整洁。

如果你现在问我这是否可行,那么你应当知道:这些方法来自实践,而且已经在数百张不同行业的办公桌上得到证实。我这些方法既适用于5个员工的小作坊,也适用于2万员工的上市公司。本书中,我总结了通用法则,到哪儿都能用上,只要单位里有行政管理的工作,也就无关乎是工业企业还是服务行业了。

通过本书的指导建议你会发现,只需很短时间,你在办公区明显更加如鱼得水。你预期会有哪些成效呢?当我在指导结束后问起我的客户,他们如何评价自己的改变时,统计出以下几条:

效率提高10%~20%

空间节省20%

找东西的时间缩短40%

运作时间缩短25%

随之而来的其他改变:

同事满意度显著提升

办事过程中阻碍减少

满足客户要求更快

竞争力提高

近年来,随着综合性和动态的持续增强,公司更快、更好、更经济地运行显得尤为重要。因此,员工除了对自己的办公桌了如指掌之外,还得熟悉同事的工作进程。如今,在管理中行之有效的代班制度依然十分罕见。出于这种原因,我在本书中不仅仅聚焦于自己单独的工作区域,而是延伸至整个部门甚至全公司

由于本书给出的建议旨在更快、更好,尤其是更轻松地工作,工作人员大都从此获益,并出现积极转变。

学习本书后,除了上文提及的持久整洁之外,你还会有其他收获:

你将熟悉适用于你工作岗位的规定。

除此之外你还会了解跨岗位规定。大家既能更有效率地完成自己的工作,帮同事代班时,也不会手足无措。

业务运行时间显著缩短。

效率提高:同一公司,同一团队却能胜任更多。

工作人员更多为内部和外部的客户着想。